为尽快落实淮颍马氏宗祠建设工作,家族委员会于2016年3月初,多次召开家族委员会核心成员会议,专题商讨宗祠建设工程,经研究建于八里河镇韩郢村(马下洼)一块老宅基地(该地块已做好施工前的各项准备工作),占地面积5亩,整体工程系仿古建筑,分三期进行,会议决定:工程首期向本族内公开招标。
一期工程建筑主殿(图纸已设计完毕,按图施工),建筑总面积300平方米,建筑高度16米,每平方米包工包料3000元,首期工程预算开支90万元(因募捐工作尚未全面发动,施工方需预先垫付部分资金)。
1、3月13日向本族内公开招标,凡本家族内有热情、有能力的马氏宗亲均可报名,报名时间为3天,报名截止时间:2016年3月17日。
2、3月17日召开家族委员会核心成员会议,初步审查报名宗亲所具备的资质条件,同时,会议决定对筛选的七家参标宗亲进一步规范中标条件:先垫资土地款20万元,预交保证金2万元,施工起即垫资主体工程完工支付工程款70%,其余30%待质检、验收后确定支付方式(视筹款情况),一年后支付。
3、3月18日,家族委员会派出核心成员马燕飞、马建国、马辉召集参标宗亲召开参标见面会,向马承运、马典瑞、马进、马典红、马典恒、马绍银、马力七家参标宗亲,通报家族委员会形成决议。
4、3月19日召开家族委员会核心成员会议,筹备全委会确定宗祠建设工程定标相关事项。
5、3月20日召开全体委员会议,同时邀请了顾问委员会马绍云、家族宗亲代表马林、马新才、马新刚、马进、马辉等6人列席会议,经过最后审查确定参标宗亲为两人:马承运、马典瑞,参标者马承运、马典瑞两位宗亲分别向全委会陈述了个人施工方案,之后按照会议安排程序,由全体委员会采取无记名投票选举办法,确定施工中标为者马典瑞宗亲。
6、确定施工中标宗亲之后,立即召开家族委员会核心成员及工程中标宗亲碰面会,邀请了部分家族委员、宗亲工程专家代表,一起商讨工程进行中的系列事项.
7、确定4月2日举行开工奠基活动暨清明祭祖仪式。